Archivio di Stato di Trapani

RIPRODUZIONE DI BENI CULTURALI

Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura del Ministero della cultura, modificate dal DM 108 del 21/03/2024. (DM 108)

MODALITA’ DI ACQUISIZIONE DELLE RIPRODUZIONI

Le riproduzioni di beni culturali possono essere effettuate con le seguenti modalità:

RIPRODUZIONI ESEGUITE DA PRIVATI IN AUTONOMIA

Ai sensi dell’articolo 108, comma 3-bis, è libera la riproduzione di beni culturali diversi dai beni archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità, ai sensi del Capo III, Titolo II del Codice, attuata nel rispetto delle disposizioni che tutelano il diritto d’autore e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi all’interno degli istituti di cultura. Resta fermo che, al di fuori dei casi di cui al citato articolo 108, comma 3-bis, è necessaria l’autorizzazione dell’istituto che ha in consegna i beni.

RIPRODUZIONI RICHIESTE ALL’AMMINISTRAZIONE

La direttiva europea 2019/1024 relativa al riuso dei dati nel settore pubblico, recepita con decreto legislativo 8 novembre 2021, n. 200, ha stabilito un generale principio di gratuità per il riuso dei dati in possesso di pubbliche amministrazioni e organismi di diritto pubblico, con possibilità di prevedere il pagamento di una tariffa limitata al recupero dei soli costi marginali, identificabili con quelli sostenuti dall’amministrazione per la riproduzione, fornitura e diffusione dei dati. Nondimeno, l’articolo 7, comma 3, lettera a), del decreto legislativo 24 gennaio 2006, n. 36, come

modificato dal decreto legislativo n. 200 del 2021, ha comunque previsto, tra l’altro, un’eccezione proprio per i contenuti prodotti e resi disponibili da biblioteche (comprese quelle universitarie), musei e archivi in ragione dell’onerosità delle attività di produzione e conservazione dei dati del patrimonio culturale nazionale. In virtù di tali previsioni, gli istituti culturali pubblici, ivi inclusi quelli statali, possono richiedere il pagamento di tariffe superiori ai costi marginali per generare ricavi rispetto all’investimento pubblico richiesto.

USO DELLE RIPRODUZIONI

RIMBORSO PER LE RIPRODUZIONI

Nessun canone è dovuto per le riproduzioni richieste o eseguite da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione o di studio, purché attuate senza scopo di lucro (articolo 108, comma 3, del Codice).

Ai sensi dell’articolo 108, comma 3-bis del Codice, sono in ogni caso libere:

• la riproduzione di beni culturali diversi dai beni archivistici, sottoposti a restrizioni di consultabilità ai sensi del Capo III, Titolo II, del Codice, attuata nel rispetto delle disposizioni che tutelano il diritto di autore e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né, all’interno degli istituti della cultura, l’uso di stativi o treppiedi;
• la divulgazione con qualsiasi mezzo delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro.

Analogamente, sono da considerarsi libere – in quanto finalizzate a “studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale” ai sensi del citato articolo 108, comma 3-bis, del Codice – le riproduzioni di immagini di beni culturali contenute in pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque (c.d. open access) in quanto prive di un prezzo di copertina.

Si specifica che sono gratuite:

1. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per i volumi a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un carattere scientifico (contributi in volume, atti di convegni nazionali ed internazionali) e accademico;

2. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per volumi e riviste a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un contenuto divulgativo e didattico;

3. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per i cataloghi d’arte, di mostre e manifestazioni culturali con tiratura fino a 4000 copie;

4. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per le riviste scientifiche e di Classe A di cui agli elenchi dell’Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (ANVUR);

5. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per pubblicazioni in giornali e periodici nell’esercizio del diritto-dovere di cronaca;

6. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso destinate alle pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque senza il pagamento di un prezzo (c.d. open access);

7. le riproduzioni di beni culturali eseguite autonomamente da chiunque (come ad esempio studenti, studiosi, ricercatori, docenti universitari) effettuate a scopo non lucrativo e non destinate alla vendita;

8. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per la realizzazione del materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo di mostre e manifestazioni culturali organizzate da un organo del Ministero ovvero da enti pubblici e privati per finalità di valorizzazione del patrimonio culturale attuate senza scopo di lucro. Nel caso di richieste relative a un elevato numero di immagini, la gratuità può essere concessa solo nell’ambito di accordi di collaborazione istituzionale.

Si precisa che il biglietto di ingresso non è di per sé sufficiente a caratterizzare una iniziativa di valorizzazione come a fine di lucro, ma va valutato l’insieme delle circostanze in cui si realizza l’iniziativa stessa. I richiedenti sono tenuti al rimborso delle spese eventualmente sostenute dall’Amministrazione per eseguire le riproduzioni.

Il rimborso riguarda esclusivamente i costi vivi in rapporto alla richiesta di riproduzione ovvero i costi sostenuti per la riproduzione ex novo e per la fornitura.

Nessun rimborso spese è dovuto per le riproduzioni già disponibili on-line che restano liberamente scaricabili e per le riproduzioni eseguite direttamente da privati purchè realizzate nel rispetto di quanto prervisto all’art. 108, comma 3-bis, punto 1), del Codice.

L’importo del rimborso è determinato in base ad una Tariffa unitaria, calcolata sulla base di quanto previsto nella seguente Tabella 2

TABELLA 2 (Linee guida - DM 108/2024)

La fotoriproduzione da parte del Servizio istituìto presso l’Archivio di Stato di Trapani deve essere preventivamente autorizzata tramite compilazione di apposito modulo (MOD. 18). LINK

• Questo sarà soggetto a bollo (16,00 €) per il rilascio di documenti in copia conforme, ai sensi del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, salvo esenzioni.
• Esente da bollo in tutti gli altri casi.

TARIFFE PER LE RIPRODUZIONI

Nel caso in cui le riproduzioni di beni culturali e/o il riuso delle relative copie o immagini siano effettuati al di fuori dei casi di cui al paragrafo predecente per il tramite dei macro-prodotti di cui alla Tabella 1, Sezione A, il richiedente è tenuto al pagamento di un corrispettivo, che viene determinato moltiplicando:

- la Tariffa unitaria di cui alla Tabella 2 (Rimborso per riproduzioni, sub colonna “Rimborso”); per

- un coefficiente differenziato in funzione dell’uso/destinazione delle riproduzioni, secondo quanto previsto dalla Tabella 3 (Uso/destinazione delle riproduzioni), salvo il caso di cui al n. 8, il cui valore va invece sommato; per

- un coefficiente relativo alla quantità delle riproduzioni da effettuarsi (numero minimo e massimo di riproduzioni su diverse classi dimensionali) o relativo alla tiratura (numero minimo e massimo di copie delle pubblicazioni per le quali si intende utilizzare le riproduzioni), secondo quanto riportato nella Tabella 4 (Quantità/Tiratura delle riproduzioni– Prodotti editoriali online – Proiezioni audiovisive e/o mostre immersive). I coefficienti di quantità e tiratura sono applicati alternativamente in funzione della tipologia di riproduzione del bene (ad esempio, tiratura per le pubblicazioni, quantità per i prodotti derivati o c.d. gadget).

Nel caso in cui le riproduzioni siano già in possesso del soggetto che ne chiede solo il riuso, la tariffa unitaria di base da utilizzare per il calcolo del corrispettivo è fissata forfettariamente in euro 5,00, salvo che la Tabella 2 non preveda un rimborso più basso.

TABELLA 3 – Uso/destinazione delle riproduzioni (Linee guida - DM 108/2024)

TABELLA 4 – Quantità/Tiratura delle riproduzioni – Prodotti editoriali online – Proiezioni audiovisive e/o mostre immersive  (Linee guida - DM 108/2024)

Modalità di pagamento tramite PAGOPA

Le immagini vengono inviate via email. La consegna avverrà a seguito di pagamento dell’importo dovuto tramite la piattaforma digitale PagoPa. Il sistema di pagamento è raggiungibile al seguente link: https://pagonline.cultura.gov.it/.

A dimostrazione dell'avvenuto pagamento, l'utente dovrà far pervenire all'Amministrazione la ricevuta denominata "Ricevuta telematica (RT)". Soltanto a seguito di verifica del pagamento effettuato potrà essere consegnato il materiale al richiedente.

Nel caso di richiesta di copia conforme all’originale, oltre all’applicazione della dovuta marca da bollo sull’istanza (MOD. 18), è necessario portare in sede le marche da bollo necessarie (una ogni 4 facciate del documento da riprodurre, ai sensi dell’art. 3 della tariffa di cui al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, salvo esenzione). L’utente è comunque tenuto a pagare i costi per la fotoriproduzione da parte del Servizio d’istituto. La copia conforme potrà essere ritirata in Archivio dal richiedente o da persona da lui delegata.

La consegna delle immagini avverrà entro 15 gg. dalla richiesta.

Il rilascio di certificati di Stato civile (nascita, matrimonio, morte) è di competenza esclusiva dei Comuni.

FOTORIPRODUZIONE CON MEZZO PROPRIO: nessun rimborso previsto

NON E’ CONSENTITA LA LIBERA RIPRODUZIONE PER

-   Documenti di particolare rarità e antichità e/o fragilità o degrado del supporto.

- Documenti già riprodotti digitalmente dall’Istituto ed esclusi dalla consultazione ordinaria per ragioni di conservazione e sicurezza. In questo caso l’amministrazione provvede al rilascio gratuito all’utente della riproduzione disponibile.

-  Documenti sottoposti a regime di restrizione alla libera consultabilità (artt. 122-127 d.lgs. 42/2004).

LA FOTORIPRODUZIONE PUÒ ESSERE VIETATA DALLA DIREZIONE DELL’ISTITUTO NEL CASO DI

-  Documenti in condizioni di conservazione non soddisfacenti.

-  Documenti che possano essere danneggiati da ripetute riproduzioni.

CONDIZIONI

- Compilazione di autocertificazione appositamente predisposta nella quale l’utente dichiara, ai sensi dell’art. 47 dpr 445/200, le finalità della ricerca e il numero di carte da fotografare. L’autodichiarazione va compilata giornalmente e deve essere consegnata al personale di sala.

- La fotoriproduzione deve essere effettuata con modalità che non comportino alcun contatto fisico con i materiali, senza l’uso di sorgenti luminose o l’utilizzo di stativi e treppiedi o di altra tipologia di strumentazione con la medesima funzione. Non è pertanto consentita la riproduzione di documenti mediante l’uso di scanner portatili o a penna (Circ. Direzione Generale Archivi n. 33 del 7 settembre 2017).

- In caso di volumi o registri non va in alcun modo schiacciata o forzata la legatura.

- Le mappe e le pergamene non possono essere tenute ferme con pinze.

- E’ obbligatorio applicare la massima cura a non scompaginare l’ordine interno delle unità archivistiche in caso di fogli sciolti.

NOTA BENE

- Lo studioso può procedere alla fotoriproduzione con mezzi propri operando personalmente o avvalendosi di persona da lui delegata, munita di documento d’identità.

- La fotoriproduzione deve essere effettuata disponendo il materiale sul tavolo della sala di studio.

E’ SOGGETTA AD AUTORIZZAZIONE

- La riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche o parti sostanziali di esse (art. 88, c.5 - r.d. 1163/1911).

- La fotoriproduzione con mezzo proprio con dispositivo a contatto